Sistem Informasi Manajemen Pada Perusahaan PT. Kitara Travel

GAGAS PRAMANA P.

EM.11.1.0659

Sistem Informasi Manajemen Pada Perusahaan PT. Kitara Travel

PT. Kitara Travel bergerak Biro Perjalanan Umum, yang artinya perusahaan ini berkerja di bidang jasa pariwisata dan dokumen perjalanan, seperti penjualan tiket pesawat, paket tour dan kepengurusan pasport dan visa. Perusahaan ini milik Swasta. Dalam sistim informasi manajemen di perusahaan Kitara ini sangatlah dibutuhkan, karena perusahaan ini milik perorangan sehingga pemiliklah yang berhak sepenuhnya mengatur sistim dalam perusahaan ini. Sistim Informasi Manajemen yang perusahaan ini adalah :

A.           Cara Merekrut Karyawan

Perusahaan ini bisa dibilang usaha menengah, karena dalam perusahaan ini karyawannya berskala 1-50 orang dan struktur organisasi perusahaan travel agent yang menempati berbagai posisi diantaranya :

1.    Manager

2.    Sekertaris

3.    Bendahara

4.    Organizer

5.    Public relation

6.    Designer

7.    Promoter

8.    Ticket seller

9.    Cleaning service

10. Kurir

11. Security

Untuk cara perekrutannya calon harus mempunyai kreteria yang ditentukan dan juga softskill yang dibutuhkan dalam usaha perjalanan wisata / travel agent sesuai dengan posisi pekerja sebagai berikut:

1.      Seorang Manager:

·         Harus pandai dalam management perusahan jasa wisata.

·         Mengarahkan sesuai visi dan misi perusahan jasa wisata.

·         Mengatur strategi pelayanan/penjualan perusahan jasa wisata.

·         Memperhatikan setiap kekurangan dan kendala dalam proses execute tour dan memberikan solusi untuk menjadi lebih baik.

·         Membuat setiap prosedur, structure perusahaan untuk mempermudah dalam financial management, dan company maintenance.

·         Mengadakan meeting untuk evaluasi kinerja perusahaan.

·         Bertanggung jawab atas segala yang terjadi diperusahaan.

2.      Seorang Sekertaris :

·         Mampu mengoprasikan komputer dengan baik ex: mengoprasikan Ms.Word, Ms. Excel.

·         Mendokumentasikan setiap surat / bukti kerjasama perusahaan dengan pihak lain.

·         Mendata setiap laporan hasil execute dan melapor kepada atasan.

·         Mendata laporan keuangan dari bendahara dan dilanjutkan kepada atasan.

·         Terampil dalam hal surat menyurat ex: surat kerjasama, surat perjanjian, dll.

3.       Seorang Bendahara :

·         Mampu mengatur setiap keuangan perusahaan.

·         Membuat laporan keuangan bulanan dan dilanjutkan ke sekertaris dalam pendataan.

·         Terampil dan dapat dipercaya.

·         Bertanggung jawab dan siap menanggung resiko.

4.      Seorang Organizer :

·         Mampu menganalisa setiap data dari public relation tentang setiap object wisata dan fasilitas yang tersedia.

·         Mempertimbangakan setiap perjanjian dari hotel,transport,ojtw,dll.

·         Membuat sebuah paket wisata.(waktu,tempat,harga,fasilitas,dll.)

·         Paket tersebut dirapatkan ; orginizer, designer, promoter, bendahara, sekertaris, manager. untuk pertimbangan harga, surat menyurat, design brochure dan stragety memasarkan paket tour. kemudian persetujuan manager.

5.      Seorang Public relation :

·         Mampu menjalin kerja sama dengan berbagai fasilitas penunjang pariwisata, baik dengan pihak hotel, bandara, transportasi, maupun dinas pariwisata.

·         Mampu memperluas jaringan kerja sama perusahaan dan menjaga nama baik perusahaan.

·         Setiap bukti kerjasama dinyatakan dalam surat kemudian dilanjutkan ke sekertaris.

·         Terampil dalam berkomunikasi.

·         Berpenampilan menarik.

6.      Seorang Designer :

·         Terampil dalam hal design brochure atau video untuk promote paket wisata.

·         Mampu mendesign layanan penjualan tiket via online.

·         Maintenance apabila ada perubahan strageti dari atasan.

·         Mengatur setiap stragety design untuk mendukung tim promote.

7.      Seorang Promoter :

·         Mampu mempromosikan setiap paket baru yang di rancang perusahaan.

·         Terampil dalam hal membuat orang tertarik.

·         Mampu mengatur stragety promosi paket wisata dengan kerja sama dari tim design.

·         Terampil dalam berkomunikasi.

·         Berpenampilan menarik.

8.      Seorang Ticket Seller :

·         Mampu menguasai city code, airport code, aircraft code, terminology, aircraft cargo system/procedure.

·         Ada baiknya menghafalkan name of the airport ( domestik and international).

·         Mampu menguasai prosedure system penerbangan di dalam sebuah bandara ex; schedule, procedure in the airport, to simplify the process of airline passengers.

·         Terampil dalam melayani costumer, mulai dari proses booking tiket, reservasi ticket sampai pemesanan sebuah paket tour.

9.      Seorang Cleaning Service :

·         Mampu menjaga kebersihan lingkungan kantor.

·         Menyediakan sarapan/ hidangan buat para pekerja.

10.  Seorang Kurir :

·         Harus mempunyai SIM (Surat Ijin Mengendara).

·         Harus mengetahui jalan.

·         Mampu bekerja cepat saat mengantar Tiket.

11.  Seorang Security :

·         Menjaga keamanan lingkungan kantor.

·         Menjaga setiap kendaraan pekerja.

Begitulah cara merekrut karyawan baru di perusahaan ini yang, jika perusahaan ini bisa menrekrut karyawan seperti kreteria diatas niscaya perusahaan ini mampu berkermbang maju dimasa mendatang.

B.            Cara Kerja Karyawan.

Dalam bidang Travel Agent seorang pemimpin harus bisa memilih karyawan sesuai yang dibutuhkan sesuai perkerjaannya. Untuk itu seorang pegawai haruslah tamatan dari sekolah pariwisata agar bisa menjalankan perkerjaannya dengan baik nantinya, Karena mereka sudah terlatih dan tahu bagaimana menangani suatu masalah. Sehingga tidak harus mulai dari awal lagi. Biasanya travel agent itu kerja sama dengan travel lain mutlak dilakukan.

Misalnya, ketika membuka travel di Pontianak, travel mana bisa diajak kerja sama di Jakarta. Ibaratnya, pusat ada di sana. Sehingga kalau ada informasi atau apa pun dari Jakarta, bisa memanfaatkannya. Lalu, travel punya akses ke mana. Untuk seorang Ticketing / Ticket Seller haruslah berpengalaman dibidangnya, karena cara kerja seorang ticketing tidaklah mudah, harus mengetahui City Code disetiap kota dalam negri dan luar negri, juga harus mengetahui nama-nama bandara yang ada dalam negri maupun luar negri dan mampu berbicara dengan baik kepada Costumer.

C.            Cara Memanajemen Perusahaan.

Untuk memanajement perusahaan yang baik owner haruslah membuat peraturan dalam perusahaannya, agar para karyawan bisa berkerja sesuai dengan pekerjaannya dan tidak melakukan kesalahan. Contoh peraturan dalam perusahaan :

a.       Absen :
Karyawan harus datang tepat waktu, bila datang telat biasanya uang transpotasi di tiadakan akibat dari kesalahannya sendiri.

b.      Tanggung Jawab Kerja :

Karyawan harus bertanggung jawab atas pekerjaannya sendiri, jika terjadi kesalahan maka haruslah diselesaikan sendiri. Diwaktu jam kerja karyawan tidak boleh melakukan aktivitas diluar kerperluan kerja, contoh : membuka situs jejaring sosial saat jam kerja, tidur disaat jam kerja.

c.       Loyaritas Kepada Perusahaan :

Biasanya perusahaan suka terhadap karyawan yang loyaritasnya tinggi kepada pekerjaannya, Maka Karyawan akan mendapat bonus lebih bila karyawan bekerja secara loyaritas.

d.      Berpakaian Rapih dan Menarik :

Karyawan diharuskan berpakaian Rapih dan menarik agar terlihat menarik di hadapan costumer. Maka akan menimbulkan efek yang baik kepada costumer agar mereka kembali memakai jasa travel agent ini.

e.       Bekerja Secera Cepat :

Seorang ticketing harus bisa bekerja secara cepat agar para costumer tidak merasa puas karena pelayana yang cepat.

Bila semua faktor diatas terlaksana dengan baik maka perusahaan ini akan berkembang maju dengan baik. Pemimpin akan merasa puas dengan kinerja karyawannya bila semua itu terlaksana.

Mungkin hanya itu saja yang bisa saya tulis dipembahasan kali ini, saya mohon maaf bila tulisan yang saya buat ini masih banyak kekurangan, karena saya hanya menulis sesuai apa yang saya alamai sewaktu saya bekerja di Travel Agent.